Od 12 grudnia 2025 r. obowiązują nowe przepisy umożliwiające elektroniczne potwierdzanie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Zmiana ta wynika z nowelizacji przepisów wykonawczych do Kodeks pracy regulujących szkolenia w dziedzinie BHP.
Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP – co się zmieniło?
Nowe przepisy dopuszczają, aby potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego miało formę elektroniczną, a nie – jak dotychczas w praktyce – wyłącznie podpis odręczny na karcie szkolenia.
Co to oznacza w praktyce?
✅ Możliwe jest potwierdzenie elektroniczne – nie tylko podpis własnoręczny
✅ Nie jest wymagany wyłącznie podpis kwalifikowany – potwierdzenie może nastąpić np. poprzez:
-
wiadomość e-mail,
-
system e-learningowy,
-
inne rozwiązanie teleinformatyczne umożliwiające identyfikację pracownika
✅ W karcie szkolenia musi znaleźć się adnotacja o e-potwierdzeniu
✅ Potwierdzenie (lub jego wydruk) należy przechowywać w aktach osobowych pracownika
Kluczowe jest to, aby zastosowane rozwiązanie umożliwiało jednoznaczną identyfikację pracownika, który odbył instruktaż.
Co to oznacza dla pracodawców?
Zmiana ma szczególne znaczenie dla firm zatrudniających pracowników:
-
zdalnych
-
hybrydowych
-
w różnych lokalizacjach
Nowe przepisy pozwalają ograniczyć obieg dokumentów papierowych, usprawnić procesy kadrowe i dostosować dokumentację BHP do realiów cyfrowego środowiska pracy.
O czym warto pamiętać?
Elektroniczna forma potwierdzenia nie zwalnia z obowiązku:
-
prawidłowego przeprowadzenia instruktażu,
-
właściwego udokumentowania szkolenia,
-
przechowywania dokumentacji w aktach osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zmiana dotyczy formy potwierdzenia – nie zakresu ani jakości samego szkolenia.
Nowe regulacje to krok w stronę większej elastyczności i cyfryzacji procesów HR, przy zachowaniu wymogów formalnych w zakresie dokumentowania szkoleń BHP.